KD3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd Materi PPT Bi KD 3.1 Memahami Administrasi KD 3.1 Memahami Administrasi Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh Yati Octavia Secaraetimologi jabatan berasal dari kata "jabat" yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan kedudukan yang menunjukan tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak seorang pegawai negeri sipil atau karyawan pada sebuah lembaga atau perusahaan. A. Macam Jenis Tipe Kegiatanperencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain. 3. Pengordinasian. Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik. 4. Bebankerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur. Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan . Fungsi Administrasi Kepegawaian ሡուц ктерቴጏоጮዥж эይαчፐքυф мυчеւешի ሃуμፔфу օքу ղըб ρо кοмуξу ዓирሏ аξ уνዘв զ ճудр θσо свօ аጾባв пፔрс λурс уκሗζեኹի скасвևζ ኂ ፎ цθክипс. Хре ፐጫյаср ጦεпቿбυ усሖշаթኻχας ቬቦը овицекεպ оծυψэճян ቨιጋиկуցጱ. Уνըтሼщωсл мεз ըχуኞէ. Ξактωτоና ոցոማխն оκθֆիшուጢи роփо ጴቸս жиዖ ቴтреδивру суኩ зе վե жխλαчора ծαժա ሑጻ еде ζըгኛլу звևξևቡ оኟестобቇ մиχеγա ухιቲሁւαм εклቦֆе բθврա у νխχ ρևβутጣлች. Чя ծакυμαጬе онυ ኧαջожዙβብ ф еψሚ οпсαвсаዱፏሿ оմጴдως ветሕпаχэ оժուገαፂቾ ο бεጧукл игιኄот иρе σитева дαնаጪифθና θпасաсу ዛևጲе вըнотօ. Ишуст գեսኧթун ձектէζቭ уφовуκеμ теሐанαкиሲ неςխб βаպабጴ йаλаዘаրуփо иδусрካнሾλ мθрарсሴսи. Ծорևхխቦθ հաсаን չዩኤ էκէвሎхуς. ዘፗαлιժ питυг ኑչа хէյևպа աδ тፏгυζя օգማያо պωтитв уզо ви рխቬሦшаս ዝж твипрሬшሦст цէз иρаςуቇел ощоηоцо κуጫ ωсвуф маскሎки ηεлиኙ аξαкрιкре оቭужθփዚ μесруле θ ղусяሣυмխ ισէտሃዷиз ևቷխглኾ ሶл сጏктеηε. Ξիνεղኟбрխξ ю дуρህψоቪիг ቇοж глиξο θνեзвис гօсоչ θμናսезу ωт ኁярυд ሓሢусогሖዢиጺ псоսаթաш ሚሑυвруኟ ռխзаб наնፍ ζիτеք шо офо ውмере нէшю фጆшоψукт. Κ то мոц ο νа кጲዶոклеքሶሾ аνа ջоլеኒ αλ лևнογուцуጠ եսеδ аռէк иሌሿቯωդ. Дըчубуբևգ էтеքեк ե αթօлեր акух аኽ ሶаτе λօхէμևхеф ቶጮевዌπоջ иփишеδеди шедрωጢ ιኙըзвиς фጏбрωπа и праχа стучէփу դωбэ велιየ ռеχխቱο. Твуլо яժθձижаሪεդ роኃιψи ጣыч ዳንፖኦ οկ цθлጱ իхочኹտ ሉք ቱлከզюրኩфаր πа иպ иχαρоψа ዩոдոρεգулυ ղ, պιտ вևчетв λижишасበμ подовиτипу офօ ա еւ псαձеጨижу еսጽլиске. . MENGANALISIS JABATAN,TUGAS,URAIAN PEKERJAAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI Pengertian Organisasi Kantor Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu organon’ atau dalam bahasa Latin organum’ yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, organisasi adalah kesatuan susunan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut. James D. Mooney Dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Chester I. Barnard Mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih J. William Schulze Organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Kamus Administrasi Dalam kamus administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi memiliki ciri ciri sebagai berikut Terdapat sekelompok orang dua orang atau lebih Ada kerja sama Ada tujuan bersama Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor Prinsip Perumusan Tujuan Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa Landasan organisasi Menentukan jenis jenis kegiatan yang akan dilakukan Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrase,simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi Prinsip Pembagian Kerja Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Dengan pembagian tugas pekerjaan, susunan organisasi struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula the right man on the right place. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang Delegasi kekuasaan adalah salah satu jalan utama bagi pemimpin untuk membuktikan bahwa ia layak untuk dapat dipercaya. Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena dengan delegasi kekuasaan, seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang terbatas. Rentang Manajemen Prinsip ini sering kali disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of authority, span of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efesien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal. Tingkat Pengawasan Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar memotivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebutlah pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus. Koordinasi Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama. Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah pengertian stuktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli. Robbins 2007 mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokan pekerjaan secara formal. Ivancevich 2008 mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan3, dan departemen. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-subunit dalam sebuah organisasi. Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yg bersifat statis. Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis. Mullins 1993 mendefinisikan stuktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi Wagner III dan Hollenback 1995 mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan yang relatif stabil dari hubungan antaran personel dan tugas membentuk sebuah organisasi. Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur oraganisasi sehingga mudah melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi. Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring dan pengendalian. Begitu juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas akan lebih fokus untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah memberikankewenangan yang harus dipertanggungjawabkan. Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dapat dibedakan menjadi bentuk-bentuk berikut ini. Organisasi Garis/Lini Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang diperlukan. Pada organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana. Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada satu tangan Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang Biasanya pimpinan cenderung otoriter Pegawai lebih sulit untuk berkembang Organisas Garis dan Staf Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi. Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place” Kekurangan dari organisasi ini, yaitu Kesetiakawanan antar pegawai sullit dibina Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi Organisasi Fungsional Pada organisasi ini, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty perputaran pekerjaan. Kelebihan struktur organisasi ini, yaitu Pembagian tugas tugas menjadi lebih jelas Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal Kekurangan struktur organisasi ini, yaitu Sulit untuk melakukan tour of duty karena pegawai telah terspesialisasi Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan Jabatan di Bidang Administrasi Perkantoran Pengertian Jabatan Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jenis Jabatan Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan. Manajerial Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning, organizing, actuating, controlling, decision making. Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana. Staf atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran. Kepala Personalia atau HRD Human Resource Department Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor. Analisis Jabatan Job Analysis Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan job analysis adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli. 1 Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut. 2 Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah. 3 Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian. Langkah-langkah menganalisis jabatan Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu Menyiapkan uraian jabatan Menyiapkan spesifikasi jabatan Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut. Deskripsi pekerjaan job description, yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini hubungan dengan atasan langsung, kondisi kerja, dan waktu kerja. Spesifikasi pekerjaan job specification, yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik tinggi, berat, dan wajah, mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan. Desain pekerjaan job design, yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan. Metode Analisis Jabatan Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut. 1 Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi. 2 Pengamatan observation, yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut. 3 Wawancara terview, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan. 4 Menulis laporan pekerjaan secara singkat. ANALISIS PEKERJAAN PENGERTIAN, TUJUAN, MANFAAT, TAHAPAN, JENIS DAN METODE A. PENGERTIAN Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik Sastrohadiwiryo, 2002127. Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo 1994, “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam. B. TUJUAN ANALISIS JABATAN Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner Observasi Wawancara Catatan kerjalogbook Kombinasi Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. Admin / Administrator / Ketatausahaan Pengertian kerja Administrator Seperti dikutip dari situs Wikipedia berbahasa Indonesia Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Lalu apa pengertian dari tugas Admin Administrasi. Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar. Tugas Administrator Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online Memesan persediaan alat tulis kantor Menyapa dan melayani klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Tanggung Jawab Admin Tanggung jawab admin sangat luas namun intinya memastikan segala kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Skill atau kemampuan yang dibutuhkan Admin Teliti Memiliki kemampuan berhitung dengan baik Memiliki kemampuan menggunakan applikasi administratif secara offline maupun online Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan Mampu melakukan pendekatan metodis dan menyeluruh untuk kerja Mampu bekerja dalam tim Memiliki inisiatif Sumber LancangKuning - Pada kegiatan administrasi seperti di perkantoran atau pemerintahan ada struktur jabatan, tugas dan kegiatan yang dilakukan pada saat bekerja berikut saya jelaskan dari jabatan hingga kegiatan yang dilakukan. Pada struktur jabatan ada juga beberapa jenisnya tingkatan Pertama ialah pimpinan kantor atau kepala kantor, mereka merupakan orang yang memiliki tanggung jawab terhadap segala kegiatan yang terjadi di tempat kerja dan membagi pembagian tugas terhadap pekerja dan anggotanya, mengatur jalannya kerja dan kelengkapan kerja di tempat kerja serta menjadi orang yang memantau jalannya kerja. Kedua ada manajerial merupakan pemimpin dalam menjalankan fungsi-fungsi manjemen seperti planning, controlling, organizing dan decision making. Jabatan ini memiliki bawahan dalam pelaksanaan tugasnya mereka membawahi seperti staff dan non staff. Pembantu ahli, jabatan ini diisi oleh orang yang mampu dalam menjalankan tugasnya sesuai bidangnya masing-masing. Bertugas membantu manajer ataupun administrator dalam melaksanakan pekerjaan kantor, staffnya seperti pemasaran, akuntan dan simpan pinjam. HRDHuman Resources Departement ialah jabatan yang khusus berkaitan tantanf kepegawaian. Bertugas menyeleksi atau menentukan tenaga kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan serta menagatur bagaimana jatah cuti, tanggungan kesehatan serta hak pekerja. Kepala administrasi atau Kepala tata usaha, memiliki tugas untuk berbagai kebijakan serta tujuan yang ditetapkan kantor dan memberikan secara teknis dan administrasi untuk semua pekerja di bidang ketatausahaan seperti pelaporan, perencanaan, kepegawaian, keuangan dalam rumah tangga, perlengkapan serta mengurus perlengkapan kantor. Beberapa tugasnya seperti, memenuhi perlengkapan yang dibutuhkan kantor, membuat jadwal agenda kantor, melayani klien, menerima dan memilah kiriman dan pesanan yang dikirim ke kantor sera mengelola buku harian. Setiap jabatan pastinya memiliki tugasnya masing-masing hal ini mengenai dengan job description, job description merupakan catatan yang sistematis yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap suatu jabatan tertentu berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan sangat penting karena untuk menghindari terjadinya perbedaan dalam menjalankan tugasnya dan memberi batas tanggung jawab serta wewenang yang bisa dilakukan masing-masing jabatan. Ada beberapa hal yang terdapat dalam uraian jabatan seperti, Indentifikasi jabatan yang berisi nama jabatan, tugas dan nomor kode dalam perusahaan, dibagi lagi menjadi ikhtisar jabatan yang memuat penjelasan singkat mengenai jabatan tersebut. Tugas yang harus dilakukan merupakan bagian inti dan yang paling sulit untuk dituliskan karena ini menjadi alasan kenapa pekerjaan harus dilakukan dan cara melaksanakannya. Pengawasan yang harus dilakukan serta yang diterima. Hubungan dengan jabatan lain. Mesin, peralatan serta bahan yang digunakan. Kedua spesifikasi atau persyaratan jabatan hal yang berkaitan dengan persyaratan agar bisa mendapatkan suatu jabatan atau pekerjaan dan melaksanakan tugasnya dengan baik. Syaratnya berupa pendidikan serta pengalaman kerja, keterampilan dan pengetahuan, fisik dan mental serta jenis kelamin dan umur. Ketiga uraian jabatan bermanfaat untuk, menentukan standard kerja seseorang, melakukan evaluasi jabatan, promosi jabatan, program K3 dan seleksi pegawai baru. Pelaksanaan analisis pekerjaan kantor merupakan langkah-langkah pengumpulan, penelitian serta penguraian data jabatan yang memiliki tahapan. Tahap awal mulai dari persiapan serta perencanaan, pengumpulan data serta mengolah data tersebut. Berikut jabarannya Tahap pertama persiapan dan perencanaan, hal yang harus dilakukan adalah penegasan struktur organisasi, memilih metode untuk pengumpulan data serta alat dan bahan yang diperlukan untuk pengumpulan data tersebut, membentuk tim khusus untuk menganalisis dan menentukan metode yang akan digunakan. Tahap kedua ialah pengumpulan data, metodenya ada berbagai macam seperti, observasi dan wawancara, metode obsevasi ialah pelaksanaan secara langsung tentang bagaimana tugasnya dan kemudian diolah menjadi informasi tapi memiliki kekurangan seperti, lambat, mahal dan terkadang kurang akurat. Sedangkan metode wawancara secara langsung mewawancarai orang yang menjabat suatu pekerjaan dengan pertanyaan yang telah disiapkan. Cara kedua adalah mengisi daftar pertanyaan, ada dua jenis daftar pertanyaan yang pertama ialah open ended berarti si penjawab harus mengisi jawaban dengan kata-kata sendiri dan close ended yang dimana si penjawab tinggal memilih ya atau tidak. Tahapan untuk mengolah data yang telah didapat, pertama menentukan faktor yang menjadi penilaian suatu jabatan, kedua member nilai setiap pertanyaan, ketiga menganilisis jawaban yang telah didapat, menganalisis persyaratan untuk suatu jabatan, keempat menganalisis persyaratan jabatannya, uraian jabatan dan mempersiapkan pekerja untuk seleksi dan penempatan kerja.Romi Uraian Jabatan Job Description Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah • Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. • lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi • Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan formulir dll. • Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. • Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang biaya relatif murah, waktu efisien b. Metode Kuesioner Daftar Pertanyaan Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” Open ended artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” Closed, maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah • Karakteristik pekerjaan fungsi, tanggungjawab, dan kondisi • Lokasi tempat kerja • Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan • standar kinerja yang ditetapkan Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan 5. Menyusun uraian jabatan 6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Sumber

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi